Spreadsheetのフィルタでソートや絞り込み｜自分にだけ影響するフィルタと、閲覧者全員に影響があるフィルタの違い

Spreadsheetにはフィルタ機能があり、特定のカテゴリの項目だけを表示させたり、並び変えたりできます。
データの項目が多くなってくると、目的のデータを探すのが大変になってくるので、覚えておくと管理がラクになります。

今回はSpreadsheetのフィルタ機能についてまとめておきます。

2種類のフィルタ機能

フィルタ機能には「閲覧者全員に影響するフィルタ」と「自分にだけ影響するフィルタ」の2種類があります。

閲覧者全員に影響する方を「フィルタ」、自分にだけ影響する方を「フィルタ表示」と呼ぶそうです。
自分にだけ影響するのはあくまでフィルタした結果を自分に表示するだけなので「表示」の文言が付いていそうです。

今回はサンプルとして、都道府県の一覧を作ったのでこれをフィルタ機能で絞り込んでみます。

フィルタの作成（閲覧者全員に影響するフィルタ）

フィルタ絞り込みをしたい範囲を選択して、［データ］→［フィルタを作成］を選択します。

これでシートのヘッダー部分が緑色になり、フィルタの対象になっている部分は緑色の枠がつくようになります。

フィルタ範囲の各1行目に「3本線の逆三角アイコン」が表示されるので、そこをクリックするとフィルタの詳細が表示され、ここからソートや絞り込みなどの設定をします。

フィルタ表示の作成（自分にだけ影響するフィルタ）

フィルタ絞り込みをしたい範囲を選択して、［データ］→［フィルタ表示］→［新しいフィルタ表示を作成］を選択します。

通常のフィルタが緑色に対して、フィルタ表示の場合は全体的に黒色になります。

1行目に「3本線の逆三角アイコン」が表示されるのは一緒で、そこをクリックするとフィルタの詳細が表示され、ソートや絞り込みの設定方法や項目も通常のフィルタと全く同じです。

また、「名前」の部分をクリックして変更すると、［データ］→［フィルタ表示］内に、設定したフィルタが表示され、いつでも切り替えられるようになります。
（「なし」を選択すると元の表示に戻ります）

フィルタ表示は他の人も見て選択できますが、切り替えてもフィルタ結果の表示は自分にしか影響しないのが特徴です。

他の人も一緒に見ていて、絞り込みをしてしまうと他の人に迷惑がかかりそうな場合や、なんども切り替える必要のある場合はフィルタ表示を使用しましょう。

フィルタのソート・絞り込み例

IDを使ってソートする

ID用の列を作って数字を並べておくと、フィルタ時に「A→Zで並び変え」で昇順、「Z→Aで並び変え」で降順に並び変えができます。

これはよく使いますし、行をいろいろ操作したあとに「最初の並びに戻す」ためにも使えるので、とりあえずSpreadsheetを使うときはどんなデータであれ「ID」列をつくっておくのがオススメです。

特定のカテゴリのみ表示

今回は都道府県の一覧をまとめているのですが、ここに「地方」列をつくっています。

この地方列の絞り込みで「値でフィルタ」から「関東」以外のチェックを外して「OK」を押すと地方列に「関東」と入力されている行以外は非表示になります。

今回は「地方」でしたが、カテゴリ的な列をつくっておけばあとから特定のカテゴリのみで絞り込みができるので便利です。

ちなみに「すべて選択」を押せばすべての項目が選択されますし、「クリア」を押せばすべての項目が外されます。

キーワードで絞り込み

「条件でフィルタ」をクリックして「次を含むテキスト」を選択すれば、キーワード絞り込みもできます。

「福」と入力して「OK」をクリックすると「福が入っている県」の行以外は非表示になります。

含む以外にも「含まない」「特定キーワードで始まる」「特定キーワードで終わる」「完全一致」など条件がかなり用意されてあります。