Macを使って、打ち合わで画面共有をする前にやっておきたい設定や確認事項まとめ
SkypeやWhereby（旧：appear.in）、Zoomなどを使って、打ち合わせをビデオ会議で行うことが増えてきました。
そんなとき、言葉で説明するよりも実際に画面を見てもらった方が早いので画面共有で、自分の画面を見せながら説明するときがあります。
今回は、画面共有をする前に設定しておきたい内容をチェックリストとしてまとめました。
- 整理整頓
- メニューバーのアイコンを整理する
- Dockは非表示にする
- デスクトップやFinderのフォルダを整理する
- デスクトップの壁紙はシンプルにする
- 基本
- 「おやすみモード」をオンにして通知を切る
- ウインドウの整理
- 画面共有方法をあらかじめ確認しておく
- さらに分かりやすくするためにできること
- 画面の拡大縮小設定をしておく
- ハイライト設定をしておく
- マウスを非表示にする設定をしておく
整理整頓
そもそも、いつでも誰にでも共有できる画面になっていますか？
ここで上げる内容は画面共有以前に、普段から意識して変えていく必要があります。
- メニューバーのアイコンを整理する
- Dockは非表示にする
- デスクトップやFinderのフォルダを整理する
- デスクトップの壁紙はシンプルにする
メニューバーのアイコンを整理する
メニューバーにアイコンが大量に並んでいると、画面共有したときに気が散ってしまいます。
自分もアイコンが並んであるメニューバーを見ると「どんなアプリ使ってるんだろう？」と気になってしまいます。
そこで、自分の場合はBartenderというアプリを使って、アイコンは隠すようにしています。
BetterTouchToolを使っている人は、アクションに「BetterTouchToolのアイコンより左側にあるアイコンを隠す」というものがあるので、これを使ってもいいですね。
Dockは非表示にする
そもそも普段からDockは使わないようにしているのですが、人によってはDockを常に表示にしている人もいます。
メニューバーのアイコン同様、気が散ってしまうので隠すようにしましょう。
また、Dockを使うときはわざわざマウスをDockまで持っていく必要がありますし、アプリの起動や選択はAlfredやKeyboard Maestroといったユーティリティアプリを使ったほうが早いので、Dockはあまり使わないことをオススメしています。
デスクトップやFinderのフォルダを整理する
デスクトップに散らかっているファイルを整理したり、Finderのフォルダを整理しておきましょう。
特にFinderのフォルダが散らかっていると他案件の関連フォルダが表示されてしまうおそれがあるので、整理しておくようにしましょう。
デスクトップの壁紙はシンプルにする
メニューバーやDockに続いて、デスクトップの壁紙もシンプルなものにしておきましょう。
アイスブレイク的に、自分の趣味に関する画像をデスクトップにしておいて見せて話題にするなど、何か目的があるならいいと思うのですが、個人的にそういうのは苦手なのでシンプルなものにしています。
また、スクリーンショットを撮影するときも、シンプルな壁紙のほうがキレイに撮れます。
オススメはデフォルトで用意されているカラーの「ストーン」です。
暗すぎると反射して画面が見にくくなりますし、明るすぎると目が痛くなるので、ちょうどいいグレーを使っています。
基本
ここから先は画面共有前にやっておきたい内容です。
- 「おやすみモード」をオンにして通知を切る
- デュアルディスプレイの人は、共有しない画面を「メインモニターに切り替える」でもOK
- ウインドウの整理
- 他案件のウインドウが出ていないか？
- 画面共有方法をあらかじめ確認しておく
「おやすみモード」をオンにして通知を切る
画面共有中に何か通知が来る可能性があるので、「おやすみモード」をオンにして通知は切っておきましょう。
わざわざ通知センターを開かなくても、通知センターを開くアイコンをoptionを押しながらクリックすると切り替えられます（アイコンが半透明になっていれば、おやすみモードONの状態）。
メインモニターを切り替える
ちなみに、「何か重要な通知が来たときに反応できないからおやすみモードは使いたくない」という人は、メインモニターを切り替えるという方法もあります。
［システム環境設定］→［デスクトップ］で白い線をoptionを押しながらドラッグして別の画面に移動するとappear.in、メインモニターを変えられます。
通知はメインモニターにのみ表示されるので、共有しない画面をメインモニターにしておけば通知が来ても見られません。
ウインドウの整理
特に他案件のフォルダを開いていないかどうかチェックする必要があります。
また、余計なウインドウが開いて画面上に埋まっていると、どこに何があるのか自分自身も混乱してしまうので、ちゃんと整理してから共有するようにしましょう（共有しているときに限って混乱してしまうので）。
画面共有方法をあらかじめ確認しておく
例えば、Whereby（旧：appear.in）で画面共有をするには、Chrome拡張機能を追加しておく必要があります。
いざ「画面共有で見た方が早いと思うので、見せてもらっていいですか？」と言われ、画面共有するタイミングになってから拡張機能をインスールするのは、手際が悪いので、あらかじめインストールしておきましょう。
また、どのような手順で画面共有ができるのか、何か必要なものはないか確認しておきましょう。
さらに分かりやすくするためにできること
ここから先は、設定していなくても困ることはないでしょうが、設定しておいた方が画面共有先の相手が助かるような内容になります。
- 画面の拡大縮小設定をしておく
- ハイライト設定をしておく
- マウスを非表示にする設定をしておく
画面の拡大縮小設定をしておく
特にデスクトップ全体を画面共有しているときは、必然的に相手が見ている画面は自分より小さくなってしまうことの方が多いと思います（相手が大型のモニターで見ているのであれば話は別ですが）。
できれば画面の拡大縮小設定をしておいて、細かい部分の話をするときは拡大してあげると親切です。
拡大縮小の設定は、［システム環境設定］→［アクセシビリティ］の「ズーム機能」で設定可能です。
片手でズーム機能のオン/オフができるのが理想てきなので、自分はcontrol + shift + 1に設定しています。
ハイライト設定をしておく
マウスカーソルをぐるぐる動かして「ここを見て下さい」というのはついついやってしまいがちなことですが、誤解を生む可能性がありますし、何より相手に対して不親切です。
- 回線の影響で、動かしているマウスカーソルがちゃんと追えていない可能性がある
- 別の箇所と誤解されるおそれがある
- そもそもマウスカーソルは小さいので見にくい
何かしら強調表示する設定をあらかじめしておくのをオススメします。
ハイライトで有名なアプリだとMouseposeというものがあります。
自分の場合はKeyboard Maestroでハイライト用のマクロを作成しています。
マウスカーソルを拡大する設定をしておく
強調表示の設定をしておけば、そこまで気にする必要はないと思いますが、マウスカーソルの拡大・縮小を切り替えるショートカットをBetterTouchToolで作成しています。
ちょっとした操作を見せたいときにはマウスは拡大しておいた方が目で追いやすいですよね。
まとめ
こうして一覧にしてみるとわかりますが、特別なことをやっているというよりは、細かいちょっとしたことを積み重ねているだけです。
ちょっとした心がけ、気づかいを事前に考えてできるようにしておけば、ビデオ会議では相手との理解をちゃんとすり合わせて、本来話し合うべきことに集中して進められるのではないでしょうか？
